Giải pháp bảo mật dữ liệu in ấn đơn giản, hiệu quả và ít chi phí nhất, chỉ có với máy in đa năng OKI
Bảo mật thông tin luôn là một yêu cầu tất yếu đặt ra tại bất kỳ các công ty, doanh nghiệp…từ nhỏ đến đến lớn. Tuy nhiên đa phần chỉ chú ý đến vấn đề bảo mật từ bên ngoài, trong khi bảo mật bên trong văn phòng, công ty hầu như bỏ ngỏ hoặc không quan tâm đến. Cụ thể ở đây là chiếc máy in mạng dùng chung trong công ty, tại đây rất nhiều thông tin nhạy cảm được gửi từ các máy tính từ trong mạng nội

Các nguy cơ xung quanh chiếc máy in mạng nội bộ

Giải pháp bảo mật dữ liệu in ấn đơn giản và hiệu quả với máy in đa năng OKI
Trong mạng nội bộ thì tất cả mọi thông tin, dữ liệu khigửi thì thường gửi ở dạng "thô” (không được mã hoá) nên đều có thể là mục tiêucho kẻ xấu. Do đó, một khi muốn, kẻ gian có thể dễ dàng dùng phần mềm bắt các gói tin từ các máy tính khác gửi đến địa chỉ IP củamáy in, qua đó dễ dàng có trong tay rất nhiều các tài liệu quan trọng như hợp đồng, email kế hoạch kinh doanh,danh sách khách hàng, sản phẩm kinh doanh, giá cả, hợp đồng...  

Thêm vào đó, rất nhiều vănphòng, công ty thường đặt các máy in ở vị trí cố định, do đó có khi mỗi lần cầnin tài liệu thì phải đi qua vài dãy bàn mới tới được máy in. Liệu trong thờigian đó bạn có đảm bảo rằng tài liệu quan trọng của bạn khi vừa in có khi nàolọt vào con mắt tò mò của những người "xấu tính” không? 

Và bạn nghĩ sao nếu nhữngchi tiết như bảng lương, thưởng vốn là thông tin khá "tế nhị” lại được truyềnmiệng lung tung qua những thành phần "mách lẻo, đố kỵ” trong văn phòng?

Có những thống kê cho thấy 56% nhân viên văn phòng đã từng "vô tình" nhìn thấy những bản in "nhạy cảm" như thế trên máy in trong văn phòng của mình.

Giải pháp in ấn an toàn?

Hầu hết các hãng máy in tên tuổi như OKI, HP, Canon, Xerox, Brother, Samsung đều đã lần lượt đưa ra giải pháp để bảo đảm an toàn dữ liệu cho người dùng, với công thức chung như sau:

- Mã hóa dữ liệu cho file cần in, chỉ khi nhập password tại máy in thì mới có thể in được.

- In vào bộ nhớ (hoặc ổ cứng) có sẵn trong máy in, thường gọi chung là Secure Print. Người cần in đến máy in nhập password vào thì máy in mới tiến hành in ra giấy. 

Tuy nhiên, để thực hiện giải pháp này, chúng ta cần phải tốn thêm nhiều tiền cho bộ nhớ với dung lượng lớn hoặc ổ cứng HDD đi kèm theo máy in.

Giải pháp in ấn an toàn với máy in đa năng OKI.

Để người tiêu dùng có thêm nhiều lựa chọn trong việc in ấn an toàn, hãng OKI giới thiệu các máy in đa chức năng OKI MC361dn, MB461dn, MB491dn… với một cổng USB tiện lợi ngay phía đằng trước máy. Cổng USB này cho phép bạn in trực tiếp tài liệu từ bút nhớ USB mà không cần phải qua bất kỳ một máy tính hay một kết nối nào khác. Điều này đảm bảo những giấy tờ, thông tin quan trọng của bạn nằm ngoài những con mắt "tò mò” của người khác khi không cần phải nhấn lệnh từ máy tính rồi mới chạy lại máy in để lấy tài liệu mà in trực tiếp từ máy in, tiện lợi và an toàn hơn nhiều so với cách in thông thường.

Cổng USB trên máy in đa năng OKI cho phép bạn in trực tài liệu từ bút nhớ USB mà không cần phải qua bất kì một máy tính hay một kết nối nào khác.

Một điều tiện lợi nữa qua cổng USB này, bạn có thể đễdàng scan tài liệu một/ hai mặt tự động vào USB. Máy còn có tuỳ chọn gửi nhanhtài liệu này đến các email chỉ định một cách cực kỳ nhanh chóng và dễ dàng.

Và quan trọng hơn, các máy in đa năng OKI còn đảm bảo in nhanh, in đẹp, chi phí tiết kiệm…đủ để đáp ứng đầy đủ những yêu cầu khắt khe về in ấn. 

Cách in, scan 2 mặttừ cổng USB với máy in đa chức năng OKI

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu, tài liệu của bạn cần đượclưu dưới dạng file pdf (hoặc jpeg đối với file ảnh) để máy in có thể đọc được.Bạn có thể dùng add in củaMicrosoft để bổ sung khả năng lưu trữ tài liệu dạng .pdf cho MicrosoftOffice, hoặc bạn có thể download phiên bản Nitro PDF Reader miễn phí.

Bạn có thể dùng add in của Microsoft để bổ sung khả năng lưu trữ tài liệu dạng pdf cho Microsoft Office

Bước 2: Chép tài liệu cần in vào bút nhớ USB và cắm vàocổng USB của máy in OKI

Bước 3: Bấm nút chọn chế độ in bên tay trái, lúc này ởmàn hình chính sẽ hiện ra các menu in, chọn "Print from USB memory”

Bấm nút chọn chế độ in và chọn  

Bước 4: Chọn file cần in ở mục "Select Print file” (lưuý là máy in chỉ nhận diện được file pdf và jpeg) bấm OK và chọn select

 Chọn file cần in ở mục

Bước 5: Di chuyển xuống dưới, chọn Print Setup. 

Tùy chọn

Tại đâyta có thể điều chỉnh các chế độ in như:

-         Copies: số lượng bản in cần in ra

-         Duplex: chế độ in 2 mặt – OFF: chỉ in một mặt, ON: in haimặt

-         Binding: Tuỳ chọn cho chế độ in 2 mặt theo hình minh hoạ

Hình ảnh minh họa cho Binding: Tùy chọn cho chế độ in 2 mặt.

-         Fit: Chế độ in tự động căn chỉnh phù hợp với khổ giấy 

Bước 6: Bấm nút start màu xám khi bạn cần in file vừachọn ở chế độ in trắng đen, nhấn nút start màu xanh nếu bạn cần in màu (đối vớicác máu in màu đa chức năng)

Bấm nút start màu xám để chọn chế độ in trắng đen hoặc nút start màu xanh để in màu (đối với các máy in đa năng màu OKI)

Kết luận

Như vậy, giải pháp, in scan, fax hai mặt tự động từ bút nhớ USB của OKI giúp bạn in ấn nhanh chóng, giảm thiểu nguy cơ mất mát dữ liệuquan trọng. Đây là một điều rất đáng để lưu tâm vì những bí mật trong công việccủa bạn mà nếu khinh thường, rất có thể sẽ phải trả giá đắt. Với rất nhiều tínhnăng hữu ích trên, có thể nói máy in đa chức năng OKI xứng đáng là một sự lựachọn hàng đầu khi bạn có nhu cầu lựa chọn một chiếc máy in cho văn phòng.

Để biết thêm thông tin về các dòng máy in OKI đa chứcnăng, bạn có thể tham khảo thêm từ nhà phân phối.

Tạ Quốc Thoại